פרק 6 דף 18

חדירה למחשב, לדואר האישי ולסלולרי

כמעסיקים, חשוב שתקבעו כללים ותצהירו עליהם בכתב - 

מה החוקים והדרך בה אתם מתכוונים לעקוב אחרי הפעילות של העובדים במחשב ובדואר האלקטרוני - כמו כן בטלפונים הסלולריים שהפכו מחשב לכל דבר וענין, גם בקשר להפעלה ומעקב של גי,פי,אס בטלפון או ברכב חברה.

דואר אלקטרוני (אי-מייל):

הדין והפסיקה מפרידים בין הסוגים השונים הקיימים של תיבות הדואר אלקטרוני.

נעשה לכם סדר ונבהיר את הזכויות שאתם יכולים לתת ולא לתת לעובדים.

לכל עובד זכות וציפיה לפרטיות גם בסביבת השירותים למשל או בתיבת הדואר האלקטרוני שיש לעובדים גישה אליהן.

נסקור בקצרה את סוגי תיבות הדואר והמייל האפשריות והקיימות:

יש מספר סוגים שונים של תיבות אי מייל:

א. אישית (אישית חיצונית ואישית פנימית)

ב. מעורבת

ג. מקצועית

נתחיל מהברור שאסור לכם כמעסיקים לחדור לתוכם ועד אלה שיש ספק אם מותר ומתי מותר ועד התיבות שמותר לכם לעיין בהם.

א. תיבת דואר אישית:

אישית חיצונית -

הכוונה לתיבה כגון gmail, וואלה מייל, יאהו מייל, הוט מייל או כל מייל אחר שמאוחסן בשרתים חיצוניים, שאינם בתחזוקת העסק או בשליטתו או אפילו בידיעתו.

לתיבות דואר אלקטרוני כאלה השייכות לעובד אסור לכם כמעסיקים או כמנהלים לחדור או לעיין או להיכנס כלל אלא באישור בית הדין לעבודה.

אישית פנימית –

הכוונה לתיבת דואר של העסק שאתם כמעסיקים פתחתם לשימוש אישי של עובד מסוים למטרות עסקיות.

למרות שאתם פתחתם אותה והיא לרוב במחשב של העבודה אסור לכם לחדור או להיכנס גם לתיבת המייל הזו אלא אם קיבלתם אישור ספציפי כדי לקרוא עניין מוגדר על ידי העובד שלמענו פתחתם את תיבת המייל, ורק אם אין דרך פחות פולשנית כדי להשיג את המידע הנחוץ.

חשוב לציין כי אישורו של העובד לכניסת המעסיק לתיבת דואר זאת חייב להינתן ממקום חופשי ומודע של העובד כי הוא הסכים לכך וכי אסור היה לכם להכריח אותו, אם הכרחתם אותו המידע שקראתם פסול ולא תוכלו להשתמש בו כנגדו.

ב. תיבת דואר מעורבת –

משמעה  תיבה שלכם כמעסיקים אשר בה אין למעסיק התנגדות שהעובד ישתמש בה גם כתיבת דואר אישית, כלומר היא עשויה לכלול בתוכה הודעות מעורבות –  מעורבות הכוונה שהן כוללות גם הודעות עסקיות לצרכי מקום העבודה והן גם כוללות הודעות שהן בבחינת הודעות אישיות של עובד מסוים לדוגמה חשבונות של הבית ומסיבות של חבריו של אותו העובד.

במקרה כזה, מותר לך כמעסיק להיכנס רק להודעות המקצועיות ולעיין רק בהן.

אסור לכם להיכנס להודעות האישיות של העובד, כאלה שברור שהן אישיות ללא אישור מפורש והסכמה מודעת ומרצון חופשי של העובד - למעט כאשר מדובר בנסיבות חריגות ובלבד ולאחר שכמעסיק בחרתם בדרך הכי פחות פולשנית ופוגענית שיכולתם - כלומר אם אתם יכולים לתת לעובד להוציא את ההודעות המקצועיות או לפני שתכנסו למחוק את ההודעות האישיות שלו. לפני שתכנסו למייל או כל דרך אחרת אתם חייבים לבחור להכנס בדרך הכי פחות פוגעת גם אם זה לא נוח לכם.

ג. תיבת דואר מקצועית -

משמעה תיבת דואר שלכם כמעסיקים, אשר אוסרות על העובד לשלוח הודעות אישיות משום סוג.

מותר לעובד רק להשתמש בתיבת המייל לטובת העסק ולצרכיי התפקיד הספציפי שלו בעבודה.

בתיבה כזאת לא אמורה להיות שום הודעה אישית. כמעסיק עליך לנהוג בשקיפות, להסביר ולהדגיש לעובד ולהחתים אותו על מסמך בכתב, כי הוא מבין ומסכים למדיניות העסק, על פיה אסור לעובד להשתמש בתיבת דואר זאת לשימוש שאינו לצורך משימות מהעבודה.

אם העובד חתם על הודעה שהוא מבין ומסכים אז כן מותר לכם כמעסיקים להיכנס, לעיין ולקרוא כל הודעה בתיבה זו.

על העובד להצהיר במסמך כתוב כי הוא מבין שהמעסיק מנטר ועוקב אחר הנכתב בתיבת דואר זו וכי אם, בכל זאת, הוא יעשה שימוש בתיבה זאת לכתיבת הודעות אישיות המעסיק יכול ורשאי להיחשף להן.

יש לציין כי אם העובד אינו מסכים לחתום על מסמך זה והוא מסרב לכך שיכנסו ויעיינו בהודעות האישיות שלו או אז המעסיק אינו רשאי לעיין בתוכן התכתובת האישית ועליו לנסות ולהימנע מכניסה להודעה שעל פניו ברור לגמרי שהיא אישית ולא מקצועית, אלא אם מתקיימים מקרים חריגים המאפשרים זאת (למשל ידע ברור על פעילות פלילית).

אם בכל זאת נכנסתם לתיבה, עקב צורך כלשהו של העבודה, אסור לכם לקרוא את ההודעות האישיות או לעשות בהן שימוש כלשהו.